E-Mailordner freigeben

Thema: E-Mail Ordner freigeben und die Lösung, wenn freigegebene Unterordner nicht angezeigt werden in Open-Xchange Appsuite.

Problem: Ein einzelner E-Mail Ordner soll freigegeben werden. Weitere E-Mail Ordner sollen nicht von Anderen gesehen oder bearbeitet werden können.

Lösung: Die übergeordneten Ordner müssen nur "sichtbar" gesetzt werden. Für den freigegebenen Ordner werden zusätzlich Leserechte für die Inhalte gesetzt.

Beispiel: Einen einzelnen Unterordner freigeben

Im Beispiel wird für den Benutzer test1 ein E-Mail Ordner "Projekt Neubau" freigegeben. Dieser Ordner ist ein Unterordner im Posteingang:

Posteingang
- Projekt Neubau

Im ersten Schritt wird der übergeordnete E-Mailordner auf sichtbar gesetzt. In unserem Beispiel ist das der "Posteingang".

Ordner sichtbar setzen

Klicken Sie auf im Posteingang rechts auf das Einstellungsmenü und wählen Sie dann "Berechtigungen" aus.

Im Pop-up Fenster geben Sie den Benutzernamen ein. Setzen Sie dann die Rechte für "Ordner anzeigen" und alle weiteren Rechte auf "keine".

Beachten Sie die Checkboxen im Eingabefeld: Sie können die Berechtigung rekursiv für alle Ordner setzen! Entfernen Sie den Haken, wenn die Berechtigung nur für den aktuellen Ordner bearbeitet werden soll.

Wenn die Berechtigung für den Ordner Posteingang auf "Ordner anzeigen" gespeichert ist, kann jetzt der Unterordner freigegeben werden. In unserem Beispiel heißt dieser Ordner "Projekt Neubau".

Wählen Sie den E-Mailordner, klicken Sie rechts am Ordner im Einstellungsmenü auf Berechtigungen. Das Pop-Up Fenster mit weiteren Einstellungen wird angezeigt. Bitte beachten Sie wieder die Checkboxen im Pop-Up Fenster: "Auf alle Unterordner anwenden" müssen Sie deaktivieren, wenn die Änderung nur für diesen E-Mail Ordner gelten soll.

Wählen Sie dann den Benutzer aus und setzen Sie die gewünschten Ordnerrechte. Z.B. setzen Sie die Rechte für alle E-Mails anzeigen ohne Löschrechte, um nur das Lesen und Markierungen (Farb Flag) ändern zu erlauben.

Speichern Sie die Einstellung. Wenn der Haken bei "Benachrichtigung senden" aktiviert ist, erhalten alle Benutzer eine E-Mail mit dem Hinweis auf die Ordnerfreigabe.

Wenn auf dem Mailserver kein "automatisch alle Ordner abonnieren" aktiviert ist, dann müssen die eingeladenen Benutzer den Ordner noch abonnieren. Lesen Sie dazu unten den Abschnitt zu "Freigegebene E-Mail Ordner abonnieren".

Freigegebene E-Mail Ordner abonnieren

Problem: Sie haben von anderen Benutzern eine Freigabe für einen Ordner und können diesen nicht sehen.

Lösung: E-Mail Ordner abonnieren

Öffnen Sie in Ihrem Open-Xchange Appsuite Account das Menü "Einstellungen". Wählen Sie aus dem Menü "E-Mail" aus und klicken Sie im rechten Fenster ganz unten auf den Button "IMAP-Abonnements ändern"

Sie sehen ein Verzeichnis aller E-Mail Ordner: oben Ihre persönlichen E-Mail Ordner und Unterordner. Danach die Public E-Mail Ordner, wenn auf Ihrem Mailserver mit gemeinsamen E-Mail Ordnern gearbeitet wird. Als dritte Rubrik wird Shared E-Mail Ordner angezeigt. Der Ordner kann auch "Freigegebene E-Mail Ordner" heißen, je nach Spracheinstellung.

Öffnen Sie die Unterordneransicht in Shared E-Mail Ordner.

In der Anzeige sehen Sie die Benutzernamen, die Ihnen Ordner freigegeben haben. In unserem Beispiel heißt der Benutzer "test2". Lassen Sie sich alle Ordner anzeigen und aktivieren Sie die Haken bei allen Ordnern, die Sie in Ihrem E-Mail Verzeichnis sehen wollen.

Speichern Sie die Einstellungen und gehen Sie dann auf Ihre E-Mail Posteingangsansicht:

Unterhalb von Ihren eigenen E-Mail Ordnern wird jetzt ein Verzeichnis "Shared" angezeigt. Öffnen Sie den Ordner, um den freigegebenen Unterordner zu sehen.

Wenn der Ordner nicht angezeigt wird, melden Sie sich bitte einmal neu an der Appsuite an.

Open-Xchange Appsuite Webmail Ansicht eines freigegebenen E-Mail Ordners:

Der freigegebene Ordner wird jetzt im Bereich "Shared Folder" = "Freigegebene Ordner" angezeigt. In unserem Beispiel ist das der Unterordner "Projekt Neubau".