Themen:

• Outlook E-Mail Standard Ordner mit Open-Xchange AppSuite synchronisieren
• Outlook Gesendete Mails synchronisieren mit Open-Xchange Gesendet Ordner
• Outlook 2016 Filterregeln E-Mail
• Outlook Einstellungen

Open-Xchange AppSuite Standard Ordner

In OX AppSuite sind Standardordner eingerichtet in jedem Postfach:

Inbox, Gesendete Objekte, Entwürfe, Papierkorb

Es kann weitere Ordner geben, z.B. Vorlagen. Oder die Ordner können anders benannt sein (z.B. Standard englische Namen Drafts, Sent, Trash ...)

Wir verwenden in unserem Beispiel für Mails gesendet über OX Appsuite "Gesendete Objekte"

In Outlook (IMAP) synchronisiertem Konto sind diese Standardordner zu sehen. Wenn in Outlook eine Mail gespeichert wird als Entwurf, gelöscht wird oder gesendet wird, sind diese Mails auf dem lokalen Outlook Profil.

Problem: Outlook synchronisiert den eigenen Ordner "gesendet", "Entwürfe" und "Papierkorb" nicht.

Lösungsvorschlag 1: Outlook Stammordnerpfad anpassen

Je nach Outlook Version ist nur dieser Eintrag in Outlook vorzunehmen:

Wählen Sie den Menüpunkt "Datei" -> Kontoeinstellungen -> Konteneinstellungen. Ein Popupfenster wird angezeigt, in dem das eingerichtete Mailkonto zu sehen ist.

Doppelklick auf das E-Mail-Konto -> Weitere Einstellungen -> Erweitert. Bei "Stammordnerpfad" tragen Sie ein "INBOX". Klicken Sie auf "Weiter" und "Speichern".

Schließen Sie jetzte Outlook und starten Sie Outlook neu.

Wenn Sie jetzt eine E-Mail in Outlook versenden, sollte diese in Open-Xchange -> Gesendet angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation  zwischen Outlook und Open-Xchange 1 - 2 Minuten dauern kann.

 Datei >Kontoeinstellungen >Kontoeinstellungen >Doppelklick auf das E-Mail-Konto >Weitere Einstellungen > Erweitert und trage bei Stammordnerpfad INBOX ein

Outlook Regel einrichten für Outlook Standardordner

Mit ergänzen einer Filterregel läßt sich der Outlook Mailordner "Gesendet" mit OX Appsuite einfach synchronisieren.

Filterregel Outlook gesendete Mails mit OX synchronisieren

• Starten Sie Outlook und klicken Sie links oben auf "Datei".
• Wählen Sie "Regeln und Benachrichtigungen verwalten"
• Erstellen Sie eine "Neue Regel"

Es öffnet sich ein Pop up Fenster "Regel-Assistent":

• Wählen Sie den Punkt "Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden"
• Klicken Sie auf "Weiter"
• Wählen Sie "über Konto Kontoname" und  "nur auf diesem Computer"
• Sie werden aufgefordert das "zu prüfende Konto" auszuwählen. Sie müssen das Konto wählen, auch wenn es nur eines ist.
• Bestätigen Sie das gewählte Konto mit "ok" und
• Klicken Sie auf "Weiter"

Geben Sie jetzt den Zielordner an:

• Wählen Sie "eine Kopie davon in den Ordner Zielordner verschieben"
• Bei "Zielordner" werden Ihnen alle verfügbaren Mailordner angezeigt.
• Wählen Sie den Ordner "Gesendete Objekte" und bestätigen Sie mit "OK"

Dann klicken Sie auf "Weiter". Bei "Ausnahmen" wählen Sie nichts und klicken auf "Weiter"

Bevor Sie auf "Fertig stellen" klicken geben Sie der Regel noch einen selbstgewählten Namen, z.B. "Gesendete Mails in OX Gesendete Objekte kopieren"

Dann die Regel mit "Fertig stellen" speichern.

Mails, die Sie senden, werden nun in den Ordner kopiert und mit Open-Xchange AppSuite synchronisiert.

Alle bisher gesendeten Mails werden nicht synchronisiert. Die alten Mails müssen Sie 1x manuell in "Gesendete Objekte" kopieren.